Consorzio Integra - La flessibilità schiacciante di Oracle NetSuite

La protagonista

Consorzio Integra

• l’ampio ventaglio di competenze e specializzazioni delle proprie cooperative;
• la capillare presenza sul territorio;
• i requisiti tecnici, economici e finanziari;
• il vasto e diversificato portafoglio lavori;
• la vocazione per l’integrazione tra diversi settori (costruzioni, impianti, ingegneria e servizi);
• la spinta verso l’innovazione.

La sfida

L'esigenza di un modello operativo più connesso ed efficiente

Consorzio Integra gestisce un ecosistema complesso che coinvolge oltre 140 imprese consorziate, numerose commesse, gare pubbliche e una grande quantità di informazioni amministrative, finanziarie e documentali. Prima dell'avvio del progetto, i processi aziendali erano supportati da diversi sistemi applicativi sviluppati e consolidati nel corso degli anni, tra cui AS400, JDE, Integra 4.0, Archiflow e ulteriori strumenti specializzati dedicati alla tesoreria, alle polizze assicurative e al reporting direzionale.

Nel tempo tali soluzioni avevano consentito di supportare efficacemente le esigenze operative del Consorzio e risultavano integrate nei principali processi aziendali. Tuttavia, una parte significativa di questo patrimonio applicativo era costituita da software fortemente personalizzati e sviluppati molti anni prima, spesso da fornitori che nel frattempo avevano cessato la propria attività o ridotto significativamente il supporto ai prodotti originari.

Particolarmente rilevante era il caso di alcune applicazioni strategiche, tra cui Integra 4.0, un applicativo legacy sviluppato internamente, la cui evoluzione e manutenzione dipendevano ormai da un numero molto limitato di risorse specialistiche. Questa situazione comportava crescenti difficoltà nel garantire tempi di risposta adeguati per interventi evolutivi e correttivi, oltre a rappresentare un potenziale fattore di rischio per la continuità operativa in caso di indisponibilità delle competenze chiave necessarie alla gestione del sistema.

Anche nell'ambito della tesoreria e dei processi finanziari, le procedure risultavano supportate da applicativi specializzati e consolidati nel tempo. Sebbene tali strumenti svolgessero correttamente le proprie funzioni, la presenza di piattaforme differenti richiedeva attività operative di controllo, verifica e consolidamento dei dati che assorbivano tempo e risorse, limitando le possibilità di automazione e standardizzazione dei processi.

Analogamente, la gestione documentale e la protocollazione si basavano su strumenti dedicati che avevano accompagnato per molti anni l'operatività aziendale. La crescita dei volumi documentali e l'evoluzione delle esigenze organizzative rendevano tuttavia sempre più importante disporre di soluzioni in grado di garantire una gestione maggiormente integrata dei documenti e delle informazioni, semplificando le attività operative e favorendo una più rapida disponibilità dei dati a supporto dei processi aziendali.

Nel complesso, l'esigenza che ha guidato il percorso di trasformazione non era tanto legata a disfunzioni dei sistemi esistenti, quanto alla necessità di superare i limiti tecnologici e organizzativi derivanti dalla dipendenza da applicazioni storiche, assicurando nel lungo periodo maggiore sostenibilità, continuità operativa, capacità evolutiva e disponibilità di competenze specialistiche.

Dal punto di vista organizzativo, diversi reparti operavano in modo autonomo, con processi spesso gestiti attraverso scambi e-mail, file Excel e procedure non completamente standardizzate. Questo approccio rendeva più difficile la collaborazione tra le funzioni aziendali e limitava la condivisione tempestiva delle informazioni.

Infine, Consorzio Integra aveva l'esigenza di rafforzare la comunicazione e la collaborazione con le proprie imprese consorziate, offrendo loro una maggiore visibilità su documenti, processi e informazioni operative, attraverso strumenti digitali più evoluti e accessibili.

Il progetto

Flessibilità, dati unificati e processi integrati al servizio del business

Per rispondere a queste esigenze, Consorzio Integra ha avviato insieme a PWC e GN Techonomy un importante percorso di trasformazione digitale attraverso un beauty contest durato quasi un anno e culminato nell'adozione di Oracle NetSuite come nuova piattaforma centrale di gestione aziendale. Il progetto, sviluppato a partire da febbraio 2024, ha previsto un'approfondita fase di analisi dei processi esistenti (as-is), la definizione del modello organizzativo e operativo futuro (to-be) e la progressiva implementazione delle nuove soluzioni applicative.

Il piano originario prevedeva il completamento delle attività progettuali e il go-live della nuova piattaforma nel mese di maggio 2025, successivamente alla conclusione dell'intero ciclo di collaudi e delle verifiche finali. Tuttavia, un grave incidente informatico verificatosi nelle fasi conclusive del progetto ha reso necessario (ma anche dato l’opportunità) anticipare l'avvio operativo a marzo 2025, in un contesto caratterizzato dalla necessità di garantire la continuità delle attività aziendali e dalla temporanea indisponibilità di parte delle informazioni storiche coinvolte nell'evento.

Nonostante l'anticipazione dei tempi abbia richiesto di completare alcune attività di verifica e affinamento direttamente in esercizio, il lavoro svolto nei mesi precedenti ha consentito al Consorzio di attivare rapidamente la nuova piattaforma senza compromettere l'operatività aziendale.

In particolare, la priorità è stata data alla salvaguardia delle attività rivolte alle imprese consorziate, alla continuità della fatturazione attiva e passiva e alla gestione della contabilità di commessa e di cantiere, elementi fondamentali per garantire il regolare avanzamento dei lavori e il supporto ai soci del Consorzio. L'avvio anticipato di Oracle NetSuite ha quindi rappresentato non solo il completamento del progetto, ma anche una risposta concreta a una situazione emergenziale, senza interruzioni significative per l'attività del Consorzio.

L'adozione di Oracle NetSuite, attraverso i moduli Core Finance, SuiteProjects e l'estensione GN Construction per NetSuite, ha consentito di centralizzare dati, processi e attività operative all'interno di un unico sistema, migliorando la qualità dell'informazione, la tracciabilità delle operazioni e la collaborazione tra le diverse funzioni aziendali.

Un'area di intervento strategica ha riguardato la gestione delle commesse, cuore del modello di business del consorzio. Il progetto ha permesso di strutturare e ottimizzare i processi di gestione contrattuale, monitoraggio dei lavori, fatturazione verso i committenti e ribaltamento delle attività verso le imprese socie, garantendo maggiore controllo operativo e una più efficace governance dell'intero ciclo di vita delle commesse.

Parallelamente è stato introdotto Kyriba per la gestione della tesoreria, modernizzando l'infrastruttura finanziaria e integrandola con i processi amministrativi e contabili. Questo ha consentito di migliorare la visibilità sui flussi di cassa, aumentare il livello di automazione e ridurre le attività manuali di riconciliazione.

Un ulteriore elemento chiave del progetto è stato il ridisegno complessivo dei processi aziendali. L'iniziativa non si è limitata all'introduzione di nuovi strumenti tecnologici, ma ha coinvolto una revisione strutturata delle modalità operative, favorendo una maggiore sinergia tra i reparti, la standardizzazione delle procedure e l'abbattimento dei silos organizzativi.

Per migliorare il rapporto con il network delle imprese consorziate è stato inoltre implementato un Vendor Portal dedicato, che consente una comunicazione più efficace e trasparente tra il Consorzio e i propri soci. Grazie a questo strumento, l'accesso alle informazioni operative e documentali è diventato più immediato, contribuendo a rafforzare la collaborazione e a velocizzare i flussi informativi.

Il risultato finale è una piattaforma moderna e integrata che supporta la crescita del Consorzio, garantendo maggiore efficienza operativa, processi più uniformi, dati affidabili e una migliore capacità di coordinamento tra struttura centrale, reparti interni e imprese consorziate.