L’arma segreta per una migrazione vincente a SAP S/4HANA

Se stai affrontando la migrazione a SAP S/4HANA come un semplice aggiornamento tecnico, stai perdendo una grande opportunità: la trasformazione del business. Ecco perché un approccio “process-first” può farti risparmiare tempo, costi e problemi — garantendo una vera evoluzione del tuo business.

Una Migrazione SAP Non È Solo Tecnica, È Strategica

La transizione verso SAP S/4HANA non è solo un upgrade tecnologico, ma un’opportunità per riallineare i processi aziendali agli standard digitali di ultima generazione e alle richieste dei diversi utenti. Per una migrazione di successo servono chiarezza, efficienza e un forte allineamento tra business e IT. Ecco dove entra in gioco l’approccio “process-first” supportato da strumenti di enterprise process management.

Perché un Approccio “Process-First”?

Secondo diverse esperienze aziendali, oltre l’80% dei manager afferma che, se dovesse implementare nuovamente un ERP, darebbe priorità all’ottimizzazione dei processi. Questo rivela una lacuna nelle implementazioni tradizionali: troppa enfasi sulla configurazione dei sistemi e poca sui processi end-to-end.

Scegliere un approccio diverso aiuta a:

• Migliorare la trasparenza e l’allineamento tra business e IT;
• Identificare inefficienze e prioritizzare le richieste
• Creare una roadmap di transizione chiara tra processi AS-IS e TO-BE.

Il Ruolo di piattaforme di Process Management nella Migrazione SAP

A cosa serve introdurre un tool e una metodologia per la documentazione e l'analisi dei processi durante la migrazione SAP?

• Creare una chiara ed univoca definizione dei processi aziendali
• Analizzare in modo pratico tutte le interrelazioni tra i sistemi aziendali e l'ERP;
• Introdurre un linguaggio comune nelle fasi di confronto tra business e IT;
• Fornire capacità avanzate di analisi e simulazione di diversi scenari di implementazione;
• Definire in modo accurato i percorsi di test UAT;
• Digitalizzare e semplificare la documentazione di formazione utente;

L’importanza della combinazione tra Process Modeling e Process Mining nella Migrazione SAP

In una strategia di migrazione a S4 che non si limiti a portare in produzione sul nuovo sistema le vecchie configurazioni, riteniamo che l'introduzione di un sistema che possa aiutare nelle diverse fasi progettuali. Per scegliere però lo strumento corretto è fondamentale considerare come le funzionalità di process modeling e process mining sono complementari e fondamentali nelle diverse fasi del ciclo di vita della migrazione:

• Prima della Migrazione (Analisi Brownfield): Il process mining viene utilizzato per ridocumentare i processi SAP esistenti estraendo dati reali dai sistemi in uso. Questo permette di costruire una mappa AS-IS precisa e basata sui fatti. E' importante considerare i processi E2E e quindi non limitarsi ad estrapolare i log di SAP ma riuscire a ridocumentare il processo trasversale che attraversa diversi sistemi.
• Prima della Migrazione (Analisi greenfield): Il process modeling permette di adattare i processi AS-IS ai nuovi requisiti TO-BE, utilizzando modelli di riferimento sui processi SAP e strumenti per la raccolta dei requisiti. Avere la combinazione tra mining e modeling consente anche una sovrapposizione del modello ideale con quello attuale per rendere più evidente i punti critici della transizione e focalizzare la propria attenzione durante la fase di implementazione .ottimizzare i flussi operativi in modo allineato agli obiettivi aziendali.
• Prima della Migrazione (Analisi d'impatto e scenario): sistemi in grado di modellare una architettura enterprise su diversi domini informativi e non solamente sul dominio dei processi consente una analisi di impatto tecnologico sui flussi informativi e sulla gestione dei dati, una analisi di impatto organizzativo sulle persone e sui ruoli e una analisi d'impatto sulla gestione dei rischi aziendali. Inoltre la possibilità di simulare scenari ed ipotesi di implementazione differenti permette di scegliere consapevolmente la migliore soluzione per il nuovo sistema S4.
• Dopo la Migrazione (Testing e Training): avere costruito un modello dettagliato di processo può consentire una precisa definizione dei casi di test e la successiva condivisione di documentazione tramite un portale navigabile dove i processi sono consultabili in maniera digitale permette una migliore esperienza utente nelle fase di training e prima adozione della soluzione.
• Dopo la Migrazione (Validazione e Miglioramento): Il process mining può inoltre essere riutilizzato per confrontare il reale impatto del sistema S4 sulle performance aziendali. Questo consente di validare i miglioramenti attraverso l'evidenza dei dati, scoprire eventuali deviazioni e guidare l’ottimizzazione continua.

Questo approccio circolare e guidato dai dati garantisce una migrazione più trasparente, accelerata e realmente trasformativa.

Vantaggi Misurabili di questo approccio

Esperienze reali mostrano che l’approccio descritto porta i seguenti benefici nella migrazione SAP :

• Risparmio del 20% su blueprint, configurazione, upgrade e operation;
• Efficienza del 10–15% nella esecuzione dei test;
• Riduzione del 20% della curva di apprendimento degli user;
• Riduzione del TCO grazie all’eliminazione di configurazioni ridondanti;
• Maggiore visibilità sui processi correnti e sul potenziale migliorativo.

Strategia di Implementazione Consigliata

1. Ridocumentazione dei Processi AS-IS
2. Design dei Processi TO-BE utilizzando modelli di riferimento SAP
3. Gap Analysis
4. Impact & Scenario Analysis
5. Armonizzazione e Prioritizzazione requisiti
6. Formazione e coinvolgimento degli utenti finali tramite modelli
7. Monitoraggio continuo e ottimizzazione con il process mining

Conclusioni Chiave

• Solo il 6% dell’effort nei progetti SAP riguarda la configurazione: oltre il 40% è speso in definizione dei processi, formazione e documentazione;
• Adottare metodi e strumenti consolidati per la definizione dei processi consente di ridurre tempi, costi e rischi;
• Il connubio tra process modeling e process mining garantisce valore continuo lungo tutto il ciclo di vita della migrazione.

Conclusione

Un approccio “process-first”, abilitato da strumenti adeguati (modeling & mining) insieme ad una metodologia consolidata permette implementazioni SAP S/4HANA più rapide, efficienti e intelligenti. Non si tratta solo di andare live, ma di costruire una base solida per competere in un’economia digitale.

A cura di Dario Ambroggi