Nel mondo della modellazione dei processi, BPMN (Business Process Model and Notation) è spesso considerato lo standard "gold": formale, preciso, completo. Ma chi vive l’azienda ogni giorno sa che la realtà è fatta di persone, non di simboli.
La mia esperienza mi ha insegnato che molti diagrammi BPMN, creati con cura da consulenti esperti, vengono poi abbandonati. Non per mancanza di valore, ma perché risultano troppo difficili da comprendere, aggiornare e utilizzare nel quotidiano. Soprattutto per chi quei processi li deve vivere e far funzionare ogni giorno: i process workers.
E allora sorge una domanda fondamentale: A cosa serve la modellazione dei processi se non arriva a chi quei processi li esegue?
Negli anni ho lavorato sia con BPMN sia con notazioni più semplici e facili da comprendere per un utente business come l'EPC (Event Driven Process Chain).... ho visto chiaramente una costante: le persone vogliono capire, non decifrare. Vogliono collaborare, non solo eseguire.
Ma attenzione questo non è un invito ad abbandonare BPMN. È un invito a ripensarne l’uso e il significato. Perché un modello, anche se complesso, può diventare vivo e utile se viene condiviso, tradotto e reso accessibile.
Condivisione: la chiave per dare vita al processo
Immagina un’organizzazione dove i processi modellati in BPMN non restano chiusi nei cassetti o in PDF, ma vengono trasformati in procedure operative digitali, dinamiche, navigabili su un portale aziendale collaborativo (e per digitalizzazione non intendo uno sharepoint o un qualsiasi strumento dove ho allegato tutte le mie procedure in pdf o word)
Immagina se ogni task in un diagramma potesse guidare l’utente con contenuti contestuali, istruzioni operative, esempi, documenti, direttamente sul suo dispositivo, nel momento in cui ne ha bisogno (il tablet o il telefeno nel caso).
Immagina un process worker che scorre le attività di un processo come sfoglia un feed di Instagram, ottenendo in ogni step le informazioni essenziali per svolgere il proprio lavoro. Non più montagne di carta, ma un’esperienza fluida, visuale, intelligente.
È qui che BPMN può diventare uno strumento di cultura operativa condivisa.
Quando un modello creato da un esperto viene reso leggibile e fruibile da tutta l’organizzazione, cambia tutto:
- I processi non sono più “teoria” ma pratica vissuta
- Le persone non eseguono alla cieca, ma comprendono il perché
- La documentazione e le istruzioni operative non sono più un "peso" normativo, ma una guida attiva
Oggi tutto questo è finalmente possibile
Grazie all’evoluzione degli strumenti di Business Process Management e all’integrazione dell’intelligenza artificiale, le aziende hanno oggi la possibilità concreta di trasformare il proprio corpo normativo — spesso percepito come un insieme di vincoli o burocrazia — in uno strumento di eccellenza operativa.
Processi digitali, aggiornabili, misurabili e realmente guidati da chi li esegue, diventano un vantaggio competitivo reale per le organizzazioni che scelgono di abbracciare questa trasformazione.
Articolo a cura di Dario Ambroggi
